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यह मार्गदर्शिका उन संस्थाओं के लिए है जो SunRuby में हिसाब रखती हैं। पहले उसे चालू करें: बही-खाते शुरू करें। यहां हर विवरण पर "सीए की जांच के लिए" का निशान है। आपका लेखापाल उसे जांचता है।
वाउचर दर्ज करें
- बही-खाते > वाउचर खोलें और नया वाउचर दबाएं।
- प्रकार चुनें: भुगतान, रसीद, जर्नल, खरीद, कॉन्ट्रा या शुरुआती शेष।
- तारीख चुनें। वह खुले वित्तीय वर्ष में और लॉक तारीख के बाद होनी चाहिए।
- पंक्तियां जोड़ें। हर पंक्ति में खाते का शीर्षक और या तो नामे या जमा होता है। राशि दो दशमलव तक। नामे और जमा बराबर हों।
- आपूर्तिकर्ता के बिल के लिए पक्ष (बही-खाते > पक्ष) चुनें और बिल (PDF या चित्र) जोड़ें। पक्ष का PAN केवल आखिरी चार अक्षरों में दिखता है।
- स्वीकृति के लिए भेजें दबाएं।
प्राप्य फ़ीस और अग्रिम मिली फ़ीस फ़ीस मॉड्यूल संभालता है। शुरुआती शेष को छोड़कर आप उनमें हाथ से प्रविष्टि नहीं कर सकते।
मंज़ूरी
सूची के टैब: सभी, स्वीकृति की प्रतीक्षा, दर्ज, मसौदा और अपने ही बनाने वाले द्वारा स्वीकृत। संस्था का नियम तय करता है कि कौन मंज़ूर करे। डिफ़ॉल्ट रूप से दूसरा व्यक्ति करता है।
- स्वीकृत करने वाला वाउचर खोलकर स्वीकृत करें और दर्ज करें दबाता है। INST/PV/26-27/00004 जैसा नंबर मिलता है।
- अस्वीकार करने के लिए कम से कम 5 अक्षर के कारण के साथ अस्वीकार करें दबाएं। बनाने वाला फिर बदलता है।
- आप अकेले स्वीकृतकर्ता हों तो कारण के साथ अपना वाउचर स्वीकृत करें दबा सकते हैं। वह "अपने ही बनाने वाले द्वारा स्वीकृत" के नीचे आता है।
गलती उलटें
दर्ज वाउचर कभी नहीं बदलता। उसे खोलकर कारण के साथ उलटें दबाएं। पक्ष बदला हुआ उलटा वाउचर बनता है और उसे मंज़ूरी चाहिए। फिर मूल पर "... द्वारा उलटा गया" दिखता है।
खातों का चार्ट
बही-खाते > खातों का चार्ट आपके टेम्पलेट के खाता शीर्षक "टेम्पलेट से" निशान के साथ दिखाता है। आप अपना शीर्षक जोड़, बंद और वापस ला सकते हैं। टेम्पलेट का शीर्षक हटाया नहीं जा सकता।
वाउचर प्रिंट करें
दर्ज वाउचर खोलकर प्रिंट दबाएं। नंबर, पंक्तियां, शब्दों में राशि और हस्ताक्षर डिब्बों के साथ A4 पन्ना मिलता है। इसे अंग्रेज़ी, मराठी या हिंदी में छाप सकते हैं। मसौदे पर "मसौदा, दर्ज नहीं" वॉटरमार्क होता है।
रिपोर्ट
बही-खाते > रिपोर्ट खोलें। वर्ष चुनें।
- तलपट। नामे जोड़ जमा जोड़ के बराबर ("मिलता है")। CSV डाउनलोड करें।
- आय और व्यय तथा तुलन पत्र।
- प्राप्ति और भुगतान। शुरुआती और अंतिम नकद व बैंक।
- एक खाते की चालू शेष के साथ खाताबही। तारीखों के लिए रोज़नामचा।
- कानूनी संस्था की संस्थाओं में समेकित।
स्वचालित प्रविष्टियां
फ़ीस रसीदें और वेतन हिसाब में अपने आप दर्ज होते हैं। बही-खाते > स्वचालित प्रविष्टियां नियंत्रण जांच (खाताबही से प्राप्य फ़ीस, लॉक वेतन से देय वेतन, संग्रह रिपोर्ट से नकद व बैंक में फ़ीस राशि) और फिर कोशिश व छोड़ें के साथ लंबित या असफल प्रविष्टियां दिखाता है। असफल प्रविष्टि आम तौर पर खाता मैपिंग न होने से होती है। खाता मैपिंग में ठीक करें और फिर कोशिश दबाएं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
मैं इस तारीख को दर्ज नहीं कर सकता।
बही-खाते एक तारीख तक लॉक हैं, या वित्तीय वर्ष नहीं है। देखें वित्तीय वर्ष जोड़ें।
बही-खाते का मेनू नहीं दिख रहा।
आपकी संस्था SunRuby में हिसाब नहीं रखती, या आपके पास अनुमति नहीं है।