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बही-खाते आपके ट्रस्ट, सोसायटी या कंपनी की सामान्य खाता बही हैं। इन्हें चालू करने के बाद फ़ीस, छात्रावास की निकासी और वेतन बही-खाते में अपने आप दर्ज होते हैं।
आपके चार्टर्ड अकाउंटेंट (CA) को चार्ट, मैपिंग और प्रारंभिक शेष की जांच करनी चाहिए।
शुरू करने से पहले
- संस्था किसी कानूनी संस्था की हो। संगठन > कानूनी संस्थाएं देखें।
- कानूनी संस्था का वित्त स्तर स्टैंडर्ड या उससे ऊपर हो। इसे संगठन का मालिक तय करता है। बही-खाते चालू न हो सकें तो मैं बही-खाते चालू क्यों नहीं कर पा रहा? पढ़ें।
चरण
बही-खाते > बही-खाते शुरू करें खोलें। पन्ना पांच चरण दिखाता है।
- खातों का चार्ट। टेम्पलेट चुनें और चार्ट लागू करें दबाएं। यह कानूनी संस्था की हर संस्था पर लागू होता है।
- सेटिंग और शुरू होने की तारीख। बही-खाते शुरू होने की तारीख तय करें, फ़ीस कैसे दर्ज हो (बिल बनने पर या मिलने पर) और अन्य विकल्प। शुरू तारीख से पहले के रिकॉर्ड दर्ज नहीं होते। वे प्रारंभिक शेष में रहते हैं।
- खाता मैपिंग। बही-खाते > खाता मैपिंग खोलें। एक संस्करण बनाएं जो बताए कि फ़ीस, छात्रावास और वेतन का हर प्रकार का पैसा कहाँ जाता है। दूसरा व्यक्ति उसे मंज़ूर करता है।
- प्रारंभिक शेष। बही-खाते शुरू होने के एक दिन पहले की हर संस्था की ट्रायल बैलेंस (CSV या Excel) अपलोड करें। नामे और जमा बराबर हों। नए ट्रस्ट के लिए बताएं कि शेष नहीं हैं।
- चालू करें। बही-खाते चालू करें दबाएं और कारण लिखें, जैसे "वित्तीय वर्ष की शुरुआत"। यह चरण केवल संगठन का मालिक कर सकता है।
चालू करने के बाद
- प्रारंभिक शेष चरण में शुरुआती वाउचर बनाएं।
- उन्हें बही-खाते > वाउचर में मंज़ूर करें।
- बही-खाते > स्वचालित प्रविष्टियां पर नज़र रखें।
SunRuby आज का और आपकी शुरू तारीख का वित्तीय वर्ष आपके लिए जोड़ देता है। दूसरे वर्षों के लिए वित्तीय वर्ष जोड़ें देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या बही-खाते फिर बंद किए जा सकते हैं?
बही-खाते कहाँ रखे जाएं (नहीं रखे जाते, Tally में, या SunRuby में) यह संगठन > कानूनी संस्थाएं में कारण के साथ तय होता है। बदलने से पहले अपने CA से बात करें।